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　　当好秘书要具备什么?当一名文秘应该具备哪些基本要素?请看：

　　秘书四宝【1】

　　工作日志

　　做好工作日志，可以帮助我们合理安排日程，及时总结工作，科学谋划工作。

　　工作日志要做到日记录、周整理、月小结、年总结。

　　其中，日记录最根本也最重要，我将其分为班头计划、班中调整、班尾梳理、工作心得四个步骤。

　　班头计划是每天一上班，把当天的工作计划列出来，合理安排一天的工作内容。

　　班中调整是根据工作中的实际情况，及时对工作计划进行合理的调整。

　　班尾梳理是每天临下班，对一天的工作进行梳理，看看完成得如何，以便计划第二天的工作。

　　工作心得是把工作中所思所想随时记录下来。

　　周整理、月小结、年总结是每周、每月、每年对本阶段的工作进行梳理汇总，看看都做了哪些工作，有怎样的工作体会，还存在哪些不足，进而确定下一阶段的努力方向。

　　日记录做得扎实，周整理、月小结、年总结自然就不是问题。

　　错误集录

　　“前事不忘，后事之师。”工作中的错误也是宝贵的财富，关键在于我们对错误怎么看、怎么办。

　　首先，要有强烈的反省意识。

　　以“吾日三省吾身”的精神，经常性地进行反思，想想工作中有哪些话说得不妥、哪些事做得不对。

　　以存疑必究的态度，对工作中不能确定对错的地方进行深入思考和研究，甄别是非对错。

　　其次，要深入分析错误。

　　针对错误发生的外在表现，实事求是、客观公正地分析错误产生的内在原因。

　　切不能偏袒自己、自欺欺人，找出一个不痛不痒、似是而非的理由，那样只会导致一错再错、错上加错。

　　最后，也是最重要的，坚决改正错误。

　　对每一个错误，应当有针对地制定切实可行的改正措施，在工作中严格要求自己，坚决改正错误，确保类似问题不再发生。

　　学习笔记

　　用笔学习，至少有这么几点好处。

　　一是心能静下来。

　　现代社会，容易浮躁，想要静下心来学点什么越来越难，而用笔学习则可以让人放慢节奏、静下心来，能够学得进去、入脑入心。

　　二是理解更深刻。

　　“好记性不如烂笔头”，看十遍可能不如写一遍印象深刻。

　　在写的过程中，边记边思、边思边悟，每一个字、每一个词、每一句话蕴含的深层意思将会更加明了。

　　所以，写并不是简单地记一记、画一画，而是一个深入思考、深切领悟、深刻理解的内在过程。

　　三是复习更方便。

　　我们的日常学习可能是零碎的、粗糙的，而学习笔记则是整体的、精细的，是日常学习中的精华部分。

　　对这些精华时常进行复习，学习的效果会进一步巩固、拓展、升华。

　　“温故而知新”，每一次回头看学习笔记，往往会有新体会、新收获。

　　参会笔记

　　对于秘书人员而言，准确领会领导意图既是基本要求，也是努力方向。

　　要准确领会领导意图，很重要的一个方面就是学习领会领导在会上的讲话。

　　一方面，要注重“专”和“快”，心无旁骛、一心一意地听，紧跟会议进程、马不停蹄地记，把领导讲话的重点、要点详细准确地记录下来。

　　另一方面，要注重“深”和“实”，学好会议记录，领悟会议精神。

　　“深”就是深入，由此及彼、由表及里地学;“实”就是落实，结合实际、不折不扣地做。

　　做好文秘工作需具备的几个素质【2】

　　一、要具备善谋大局、总揽全局的素质

　　一.要善于学习。

　　学习引领思考。

　　现在知识更新很快，现在的领导知识水平、理论水平很高，即使不停地学习，有时也很难跟上形势的发展。

　　如果不去积极地吸取最新的知识，不对知识吐故纳新，不让“智力”新陈代谢，就谈不上当领导的“参谋长”，只能是领导决策的“马后炮”。

　　因此，“学习充电”是文秘工作者的永恒课题。

　　一方面，要有“挤”的决心。

　　爱因斯坦说过，人的差异在于业余时间。

　　秘书平时都随领导转，属于自己的时间不是很多，挤时间学习显得非常重要。

　　工作之余静下心来看看书、读读报，有计划、有选择地学习一些急用、实用、长远受用的知识，长此以往，必有好处。

　　另一方面，要有“钻”的劲头。

　　我们都有这样的切身体会，“要我学”和“我要学”不一样，“钻进去”学与“抚皮挠痒”学不一样。

　　秘书工作者一定要做有心人，在学习中不仅要“行动”，而且要“心动”。

　　要善于动手、动笔、动脑，把收集到的情况、资料、信息储存在脑子里，常存常用。

　　经过这样长期地、不断地学习丰富自己，才能引发我们更深层次的思考，才能使我们的理论素养越来越高，把握大局、总揽全局的能力也会越来越强。

　　二.要吃透上情。

　　吃透上情就是要吃透中央和上级的精神，正确把握中央的大政方针，及时把握

　　上级的方针政策。

　　要学习好中央的精神和上级的方针政策，就要一字一句地学，一字一句的理解，领会其实质，把握其精髓，这样你才能帮领导谋划工作。

　　制定本地政策才能做到大局在胸，才能在全局下思考，在大局下行动。

　　否则的话，大局失察，必然会导致方略失策，行动失利。

　　三.要了解外情。

　　作为一个称职的秘书工作者，不仅要对本地的情况烂熟于胸，而且要对本市和外地的情况了如指掌。

　　大家可能要说，狗咬耗子-多管闲事，别家的情况，你去管的什么管。

　　问题的要害正在这里。

　　你只有把握住全市宏观发展的大背景，了解其他镇街的发展趋势，你才能帮助领导在了解中思考，在分析中清醒，才能使领导及时调整本地的发展思路，抓住机遇，趋利避害，迎接挑战，加快发展，在日趋激烈的竞争中立于不败之地。

　　四.要掌握下情。

　　作为秘书最重要的一条就是要摸透本地实情，了解民意动向。

　　也就是说要对本地的实际情况进行深入地调查和分析研究，吃透本地的基础条件、比较优势、发展潜力、制约因素以及当前和今后一个时期的热点、焦点和难点问题，掌握基层的实际情况，基层干部的思想动态和人民群众的呼声要求，及时给领导决策提供有价值和可参考的信息，

　　才能使领导工作有的放矢，扬优抑劣。

　　当好秘书必须具备的的十八般技艺【3】

　　1.尽快泡好茶悄声奉上

　　为来访客人上茶最起码的要求，就是无论如何都不能打扰到会谈。

　　不要出声，不要让客人注意到有人来上茶。

　　再者，由于会面时间长短因人而异，所以要尽快上茶。

　　来访客人人数较多时，要用大个儿茶壶或是多个茶壶，一下子沏好。

　　2.迅速找出主客

　　来访客人不一定总是一位。

　　多位客人来访时，必须先找出哪一位人物是当日的主客，以便请到上座。

　　走在最前面的人不一定是主客，而从电梯里最先走出来的，往往是主客。

　　若这样还不能分辨出来，就要通过感受周围的气氛找出来。

　　3.说话要稳重，不要高声，对方能听到即可

　　原本需要高声讲话的场合，也要注意使用低声调。

　　这样做的理由是，低沉的声音听起来更显稳重。

　　然而过于稳重，会让人觉得“言”过其实。

　　4.选择高跟鞋，因为穿高跟鞋走起路来比较好看

　　鞋子最起码要有7cm的鞋跟。

　　这样不仅腿看起来好看，走路的姿势也会好看一些。

　　经常听人说，穿高跟鞋活动不太灵便，然而反过来，或许正是因为意识到自己穿着高跟鞋，行为举止才自然而然就镇定自若。

　　5.早上一上班，首先整理主管办公室

　　上班后，首先要检查所负责的主管的办公室。

　　检查空调有没有开，垃圾有没有倒，有没有可疑的事情发生等等，整理好主管的工作环境。

　　如果注意到什么事，一定要汇报。

　　6.每天早上要到相关主页查看人事信息

　　查看报纸的讣告栏，经常作为秘书的一项重要工作被列举出来。

　　事实上，喜庆之事也同样不能漏看，尤其是人事晋升。

　　尽管调动信息可能会刊登在报纸上，然而对于公司来说，人事调整期不尽相同，因而每天都要到主要客户及有合作关系企业的主页，查看人事信息。

　　7.不能说“没有时间”，时间可以筹措出来

　　有时候必须要在已经安排好的预约中插进一个预约，这种情况下要检查一下可以中途取消的预约。

　　实际上有些场合，中途取消也没问题。

　　说“实在是太忙了，不得不拒绝您”之前，千方百计筹措时间，才是优秀的秘书。

　　8.“拒绝方式”考验秘书的实力

　　偶尔会有必须推掉的日程。

　　这种情况下，拒绝方式也是一门技术。

　　比如说主管到国外出差尚未回国，或是目前正处于业务繁忙期希望错开时间等，能如此发挥绝妙的调节能力，不给对方留下坏印象也是很关键的。

　　9.是自己在动员主管工作，怀着如此的气概挑战职责

　　当然是有主管的指示，才能展开工作。

　　然而怀着“被动工作”的感觉，是做不好工作的。

　　如果总是处于被动立场，无论如何努力，都容易被巨量的工作牵着鼻子走。

　　所以要转换认识，认识到自己的立场是全力支持主管的工作，不能有任何差错。

　　这样想的话，很多事情都能自己做出判断，自己行动。

　　10.常存谦虚二字

　　秘书的工作，往往很容易被看做狗仗人势。

　　心中要常存“谦虚”二字，要重视来自周围人士的“客观意见”。

　　11.询问聚餐地点时，要主动提出建议

　　从提议聚餐到决定聚餐地点，都是秘书的重要工作。

　　询问聚餐客人的要求时，要先提出建议，问出对方忌讳的东西。

　　12.聚餐地，不仅要味美，还要方便上下车

　　聚餐最重要的当然是口味。

　　其次，气氛、座位的位置、客人的社会阶层等也需要核查。

　　为此，事先亲自跑一趟是很有必要的。

　　聚餐时容易忽略的一点是上下车的问题。

　　是否有场地供司机停车等待，从店里出来后是否能立即上车等，要检查上下车是否方便。

　　13.主管有倦容时要大胆指出来

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